【コピペOK！例文あり】不採用通知の書き方と例文を選考フロー別に解説

人事ご担当者様の中には「不採用の連絡をする際に、どんなことに気をつけたらよいのかがわからない」など、不採用通知に関するお悩みをお抱えの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、不採用通知は何のために送るのかを明らかにするとともに、書き方や気をつけるポイントについて例文を交えてわかりやすく解説していきます。例文はコピペしてすぐに使えるので、ぜひご活用いただければ幸いです。

不採用通知が重要である理由とは

不採用通知の末尾に「〜をお祈り申し上げます」という表現が用いられることから「お祈りメール」という言葉が生まれました。流行した背景には「就職氷河期」の存在があるようです。

多くの面接を受けても落ちてしまい、数十通もの「お祈りメール」が届く状況は、ビジネスマナーに則ったものであるものの、特に学生には大きなダメージを与えたのでしょう。
このように、不採用通知は受け取り手の状況によって、かなり印象が変わる行為であるわけです。

不採用通知の内容は、意図せず人を著しく不快にさせる力を持っていることを、しっかりと理解しましょう。

◆ 会社の評判が落ちる

不採用となった求職者であったとしても、今後接点を持つことがないとは限りません。ビジネス上の得意先になる可能性もあるわけですし、自社製品やサービスの顧客になる可能性があります。数年後には、中途採用として採用したいと思う可能性だってあります。
また、新卒採用の場合は「口コミサイト」などへ悪い評判の投稿をされてしまう恐れがありますが、そうなってしまっては今後の新卒採用に悪影響が出てしまいます。

個人が簡単に情報発信ができる昨今のネット社会においては、不誠実な対応をしてしまうことで簡単に自社の評判を落とすことになってしまいます。

例え今回の採用に関しては関係がなくなった人だとしても、ビジネスマナーを遵守し、良い関係のまま採用活動を終える努力を欠かさないようにしましょう。

◆ 再接触の可能性

今回は不採用となったとしても、今後その求職者に適切なポジションで採用を行うことになったり、新卒採用での辞退者が出たりといった状況になったため、再接触する可能性がないとは限りません。

従って、求職者には事前に「個人情報は破棄せずに〇年間は保管する旨と、企業側が必要なときに応募者に再接触すること、利用範囲や利用用途」などを説明し同意を得ておいた方が良いでしょう。

「今回はご希望に添えない結果になりましたが、他ポジションでの採用に関して弊社からご連絡をさせていただく場合があります」といった表現を用いて、礼をつくした内容で連絡をしておく必要があります。

不採用通知を書く際のポイント

ここでは、具体的に不採用通知を書く際に気をつけるポイントをわかりやすく解説いたします。

◆ 自社へ興味を持っていただいたことへの謝意を伝える

文章で必ず自社の選考に参加してくれたことへの謝意を表現してください。

◆ 不採用となった理由は書かなくても良い

採用側は求職者に対して、不採用になった理由を伝える義務はありません。
東京高等裁判所では「採用に際してどのような要素を考慮するかは企業の自由で、採用理由を明らかにしたり公開しない自由も含む」と示した判決（1972.12.22）があり、「採用の自由には理由を明らかにしない自由も含むもの」であると報じています。

言い回しに気をつけ、不採用となった事実を直接的に表現するのではなく「今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご希望に添えず申し訳ありません」といったような言葉を使うと良いでしょう。大切なのは相手が文章を読んだ時にどのように感じるのか、をイメージすることです。

中途採用の場合は特に、応募者から不採用の理由を聞かれる場合があります。
伝えたほうが望ましいと感じた際には「仕事に対する志向性・方向性に若干の相違があった」「経験やスキルの内容が求めているものと異なった」などと伝えてください。決してレベル感や優劣についての表現をいれないようにしましょう。

ここで大切になってくるのは、求職者の方に真摯に向き合い、悩み尽くしたうえでの結論であったと伝えることが大切です。

◆ 誤解のないような言い回しを心がける

「不採用通知」を受け取った際、自分が評価されなかったことに対して不快感を感じる求職者もいるでしょう。

面接がいくら対等な場であるといったところで、企業側が選んでいるという状況があるのは事実ですので、下に見られていると感じる対応には反感を持ってしまうものです。そのような誤解を受けないように言い回しについては充分注意しましょう。

不採用通知であるからなお一層、求職者の気持ちを考えて最大限の礼を尽くしたコミュニケーションを取るように心がけてください。

コピペでOK！不採用通知の例文

不採用通知には、下記の点に注意して記載するように心がけましょう。

日付

何時の選考についての結果なのかを明確化するために選考実施日の日付を記載すると親切です。

宛名

誤字脱字がないようにフルネームで記載しましょう。

差出人名

担当者の個人名ではなく企業名（部署名）で送りましょう。

タイトル

短文でも誤解がなく内容が伝わるように記載しましょう。

頭語と結語

拝啓や敬具などを用いて敬意を表現しましょう。

お礼の気持ち

興味を持ち時間を割いてくれたことへの感謝を述べましょう。

選考結果

柔らかい表現で誤解を生むことがないよう伝えましょう。

求職者への配慮

相手の感情を想像し寄り添う気持ちが大切です。

個人情報の取り扱いについて

応募書類の取り扱い（破棄や返送など）についての説明をしましょう。

◆ 新卒採用の場合（書類返却あり）

◆ 新卒採用の場合（書類返却なし）

◆ 中途採用の場合

まとめ

求職者にとって、求職活動を円滑に行うためには迅速に選考の結果を知る必要がある一方で、望んでいない結果の連絡を受け取ることへの精神的な負担は決して軽くありません。
一方で、企業側はそもそも不採用となった求職者に対して、連絡しなければならない法的な義務はありませんので、なるべく手間をかけたくない作業という意識が強くなりがちです。

「送る側」と「受け取る側」この両者の温度差が、時に大きな不快感を招いてしまう原因となっています。
不採用通知を送るのであれば、自社への好感度をあげる仕事をしているという意識を持って行うようにしなければ、時間を割く意味がなくなってしまいます。 「不採用通知を送る意味の見直し」から考えてみてはいかがでしょうか。

◆弊社のご紹介

アクシアエージェンシーは総合求人広告代理店として全国各地200以上の求人広告を取り扱うだけでなく、人材採用のパートナーとして採用コンサルティング、採用代行、定着支援など幅広いサービスを展開しています。

採用ブランディングについてもご相談を承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。


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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー 採用コンサルティング事業部
 

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