スカウト代行とは？サービスの内容や代行を活用するメリットを詳しく解説

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スカウト代行とは

スカウト（scout）は、有望な人材を見つけたり、引き抜いたりすることを意味します。スポーツや芸能などで馴染みの深い言葉ですが、近年では企業の採用活動においてもスカウトの導入が進んでいます。

スカウト代行とは、企業の採用活動におけるスカウトを専門に請け負うサービスのことです。

◆ なぜ企業がスカウトを行うのか？

少子高齢化による人口減などを背景として、採用市場は恒常的な「売り手市場」となっています。

生産年齢人口（労働に従事できる15～64歳）は、1995年の8,716万人をピークとして、2025年には7,170万人にまで減少すると試算されており、はっきりとこの30年で採用競争が厳しくなっていることがわかります。



参考：総務省「情報通信白書令和4年版」

そのため、求職者からの応募を待つだけの採用活動では結果が得られにくくなっており、企業側から求職者に対して直接アプローチを行う「ダイレクトリクルーティング」の導入が進んでいます。

以前までもスカウトを中心としたダイレクトリクルーティングは、ハイクラス人材の採用を目指す際に用いられてきました。しかし近年では採用ターゲットを問わず、新卒採用でも実施する企業が増えています。

◆ スカウト代行が注目される背景

スカウト代行が注目されるのは、スカウトにかかる工数が多く、採用担当者に大きな負担がかかるためです。

求職者データベースなどから候補者を探し出し、候補者一人ひとりにスカウトメールを作成していくのは手間と時間がかかります。また、これら業務は既存の採用活動にはないプロセスとなるため、一からノウハウを蓄積する必要があり、成果を出すまでに時間を要します。

こうした課題を一手に引き受けられる存在として、スカウト代行を請け負う専門業者が登場し注目されているのです。

スカウト代行サービスの役割

スカウト代行サービスには、採用活動にまつわる業務をどこまで任せることができるのでしょうか？スカウト代行サービスの役割について、解説していきます。

◆ 採用ターゲットの明確化

スカウト代行サービスの多くは、企業の採用ターゲットの明確化をサポートしてくれます。

採用活動で成果を出すためには、採用ターゲットの設定が欠かせません。とくにスカウト代行サービスへ依頼する場合は、認識のずれが生じないように採用ターゲットを明確にしたうえで共有する必要があります。

その点でスカウト代行サービスは、様々な業種・規模の企業とやり取りを行い、最新の採用市場の動向も把握しています。採用後に任せたい業務や提示できる給与、採用課題などを含めて、自社に見合った人材をターゲットとして設定し提案してくれるでしょう。

◆ 候補者の選定

人材会社などが保有する求職者のデータベースから、企業が提示した条件に合致した候補者を選定します。スカウト代行サービスの質が最も問われる部分といえるでしょう。

数多くの求職者のなかから候補者を選定していく業務は手間と時間がかかります。こうした作業をアウトソーシングすることで、採用担当者・人事部は他の委託できない業務(コア業務)に注力できるようになります。

なお、候補者の選定では、採用ターゲットを細かく設定するほどミスマッチの恐れは減りますが、候補となる人数は減少します。スカウト型採用といえども、一定数の母集団を形成できないと採用成功率は低くなるため、人材要件をどの程度まで妥協できるかも代行業者とすり合わせておく必要があります。

◆ スカウトメールの作成・送信

候補者に対する最初のアプローチが、スカウトメールです。優秀な求職者のもとには多くの企業からスカウトメールが届くため、メールには自社のアピールポイントやスカウトの理由（マッチ度）などを記載し、しっかりと印象づけなければいけません。

候補者が会社に望んでいることをくみ取り、思わず返信したくなるスカウトメールを作成するのもスカウト代行サービスの腕の見せどころとなります。 とはいえ、自社のアピールポイントに関わる部分は代行業者に任せきりにせず、企業側の担当者が事前にチェックを入れることが大切です。

◆ 候補者へのフォロー

候補者からの応募を取り付けることができたら、その後の面接日の日程調整や条件交渉などの候補者へのフォローも代行サービスに任せることができます。
優秀な人材のもとには複数社からスカウトが届いていることが多いため、スムーズな日程調整を行い、少しでも他社より早く選考を進めることが大切です。

また、代行サービスが間に立つことで、候補者も希望条件を提示しやすくなります。条件交渉も率直に行われるためミスマッチの防止に繋がるでしょう。

◆ 採用活動の効果測定

スカウト代行サービスのなかには、スカウトメールへの返信率や面接確定率といった数値を分析して、効果測定を行ってくれる業者があります。

例えば、候補者の人数が少ない場合は人材要件を緩和する必要がありますし、面接へ進む候補者が少ない場合は条件面が採用市場に見合っていない可能性があります。

効果測定から採用活動の問題点を見つけだすことで、改善案がより具体的になります。自社の採用ノウハウを蓄積させるうえでも重要なデータとなるので、代行サービスを活用する際は効果測定を行っているか確認するとよいでしょう。

スカウト代行サービスのメリット

スカウト代行サービスを活用することにより、具体的にどのようなメリットが得られるのか解説していきます。

◆ 採用にかかる負担を軽減できる

スカウト代行サービスを活用する最大のメリットは、採用にかかる負担の軽減です。

とくに社内にダイレクトソーシングのノウハウがない場合、一からスカウトを行うと担当部署に大きな負担がかかります。膨大なデータベースから候補者を探す作業や、スカウトメールの作成などはノウハウがないと効率も悪くなりがちです。

こうした業務をプロに一任することにより、自社の従業員は別の業務に注力することができ、結果的に生産性が向上するというわけです。

◆ ダイレクトソーシングのノウハウを学べる

スカウト代行サービスを活用することでダイレクトソーシングのノウハウを学び、自社の人事部を強化できるのも大きなメリットといえるでしょう。

効果的なスカウトメールの作成やデータベースから候補者の選定する作業は、従来の採用活動にはない業務です。トライアンドエラーでノウハウを溜めていくこともできますが、求職者との出会いは一期一会であり、希少な人材とまた出会える保証はありません。

採用の機会損失を避ける意味でも、スカウト代行サービスの仕事ぶりからノウハウを蓄積させることが最も効率的な手段といえるでしょう。

◆ 転職潜在層へのアプローチ

転職潜在層へのアプローチはダイレクトソーシング全般に共通するメリットではありますが、スカウト代行を活用することでその確度を上げることができます。
転職潜在層とは、まだ積極的な活動は行っていないものの、条件やタイミング次第で転職したいと考えている層のことです。表立って転職活動を行っていない人材をスカウトできれば、他社と競合することなく採用できるというわけです。

その点でスカウト代行サービスには、転職潜在層を見つけ出す方法や応募意欲を高めるスカウトメールなど、専門業者ならではのノウハウがあります。スカウト代行サービスを活用すれば、転職潜在層へのアプローチもより確実なものになるでしょう。

◆ 採用の時期や量をコントロールしやすい

スカウト代行サービスを活用するメリットとして、採用の時期や量をコントロールしやすいことが挙げられます。

他の採用手法の場合、とくに応募の数（母集団）はなかなかコントロールできません。求人広告に思いのほか多くの応募が集まり、対応に忙殺された経験を持つ人事担当者も少ないでしょう。

その点でスカウト代行サービスは、期間と候補者数などを相談のうえである程度コントロールできるため、想定外の負担はほとんど発生しません。

◆ ハイクラス人材・希少人材の獲得

スカウト代行サービスと相性が良いのが、ハイクラス人材や希少なスキルを持つ人材の獲得です。

逆にいえば、ハイクラス人材や希少人材の採用は、スカウトを活用しないと難しいのが現状です。ハイクラス人材や希少人材のもとには数多くの企業からアプローチが届くため、自ら応募をする必要がほとんどありません。そのため、求人広告を掲載するだけの「待ちの採用」ではなかなか結果に繋がらないのです。

マネジメント層やITエンジニアといった人材の獲得を目指しており、自社にスカウト型採用のノウハウがないのであれば、代行サービスの活用は必須といえるでしょう。

スカウト代行サービスのデメリット

スカウト代行サービスには、いくつかのデメリットも存在します。「こんなはずでは」と後悔しないよう、事前に確認しておきましょう。

◆ 代行業者を探す手間がかかる

一からスカウト代行サービスを探す場合、依頼先を決定するまでに少なからず手間がかかります。

スカウト代行サービスを提供する企業は増加しており、業者によって得意とする業種・業界があります。スカウト実績や費用面なども確認する必要があるため、自社のニーズにマッチした業者を探すのは、それなりの労力を必要とします。

しかし、ここでネームバリューや料金だけで決めてしまうと、採用ターゲットと代行サービスの得意分野が合致せず、余計に採用まで時間がかかる恐れがあります。
依頼の前には複数社との打ち合わせや相見積もりを行い、自社に最もマッチしたサービスを選びましょう。

◆ 採用までに時間がかかる場合も

スカウトというとすぐに人材を獲得できるイメージを持たれがちですが、採用までに数ヶ月ほど時間がかかる場合もあります。

まず、前述の代行業者を探す手間が発生し、業者を決めたあとは採用ターゲットのヒアリングなどの打ち合わせを行います。このとき人材要件や採用課題が曖昧だと、さらに打ち合わせに時間を要するので注意しましょう。
その後、代行サービスによるスカウトが実施され候補者の選定が進められます。

このようなプロセスを踏むため、場合によっては求人広告による募集のほうが早く結果が出る可能性もあります。

スカウト代行サービスの選ぶ際の3つのポイント

数多くあるスカウト代行サービスのなかから、自社に見合った業者を選ぶにはどこを見ればよいのでしょうか？ここからは代行サービスを選ぶ際のポイントをお伝えします。

◆ 得意業界・分野を確認する

基本的にスカウト代行サービスには、得意とする業界や分野があります。
例えば、採用が非常に難しくなっているITエンジニアや、ハイクラス人材などに特化したサービスなどが挙げられます。

自社の業界や求める職種などによって、依頼するサービスを使い分けるのが効果的です。

◆ 料金形態を確認する

スカウト代行サービスの料金形態は、大きく「月額制」と「従量課金制」の2つに分けられます。

月額制では月10～20万円程度が相場となり、金額によって提供されるサービス内容も異なります。
従量課金制はスカウトメールの数によって料金が加算されていくシステムで、メール1通あたり数百円から1,000円程度が相場となります。

料金形態は、採用目的に合わせて検討する必要があります。例えば、新卒採用で大量採用を目指す場合なら「月額制」、ハイクラス人材を1名採用する場合は「従量課金制」といった具合に使い分けないと無駄な出費が発生してしまいます。

提供されるサービスと自社の採用計画を照らし合わせて、自社にマッチした料金形態の代行サービスへ依頼しましょう。

◆ 大量採用に対応しているか

スカウト型採用は、基本的に大量採用には向きません。
スカウトを行う際は求職者のプロフィールを読み込み、自社とのマッチ度を照らし合わせて候補者を選定していくため、どうしても労力と時間が必要となるためです。

ただ近年は、AIを活用したシステムで効率化を図るなど、大量採用にも対応してくれる代行サービスも増えています。予定採用人数が多い場合は、大量採用にも対応してくれるかを条件に探してみるとよいでしょう。

まとめ

現在の「売り手市場」では、求人広告を中心とした「待ちの採用」のみで成果を出すのが難しく、ダイレクトリクルーティングによる「攻めの採用」が必要となっています。
しかし、スカウト型採用では既存の採用活動とは全く異なる業務が発生するため、ノウハウがないと担当者・担当部署に多大な負担がかかります。そこで活用すべきなのが、スカウト代行サービスです。

スカウト代行サービスに任せられる業務内容とそのメリットを把握し、自社のニーズに合致した業者へ依頼できれば、優秀な人材の獲得と社内の生産性向上を一挙に実現することも夢ではありません。

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弊社ではダイレクトソーシング専門のグループを設けており、ダイレクトソーシングの運用代行を通じて採用のご支援をさせていただいております。
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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー　HRコンサルティング事業部
 

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