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2023.11.27.Mon

       

オンラインインターンシップとは?プログラム内容と成功のポイントを紹介



オンラインインターンシップとは、リモート環境でおこなわれる新しい形態のインターンシップです。
2021年8月・2023年卒業生対象の調査結果によると、参加予定のインターンシップの実施方法は対面のみ9.3%、オンラインと対面の両方51.0%、オンラインのみ39.7%という結果でした。

引用:参加予定のインターンシップは「オンラインとリアル両方」が6割超。「セミナー形式はオンラインで参加したい」「社員と話せる機会があるものは、リアルで参加したい」の声/2024年卒対象アンケート 株式会社 PR TIMES

遠隔地から参加できることや少人数のスタッフで実施できること、配布用の資料の準備が不要であることから、オンラインインターンシップの需要は高まっています。オンラインインターンシップは効率的に実施できることから、インターン生と企業双方にとって魅力的な方法といえるでしょう。

本記事では、オンラインインターンシップのプログラム作成方法やプログラム内容、成功させるためのポイントについて紹介します。

また、下記記事でもインターン生の声を集めていますので、参考にしてください。


オンラインインターンシップのプログラム作成の9ステップ


オンラインインターンシップは、以下の9つのステップで進めると適切にプログラムが作成できます。

1.目的を明確にする


オンラインインターンシッププログラムを開始する最初のステップは、目的の明確化です。 主に以下の6つのパターンがあります。



該当する目的を明確にしてプログラムを作成することで、一貫した流れを作れるため、インターン生は内容を理解しやすく満足度が高くなります。

2.人物像に必要な要素を抽出する


求める人物の性格やスキルを抽出し、どのようなインターン生を対象にするのか、その人たちがどのような学びを求めているのかを明確にします。
向上心がある人、柔軟で協調性がある人、企画力がある人、コミュニケーション能力が高い人など具体的に設定すると、該当した人材がプログラムを魅力的に感じて集まってくるでしょう。

◆必須の要素
◆できればほしい要素
◆避けたい要素

上記の3つに分けて要素を書き出すと、求める人物像が浮かんできます。
現在、活躍している自社社員を参考にするとイメージしやすいかもしれません。

3.ターゲットとなる層の設定する


以下の内容で、ターゲットとなるインターン生のプロフィールを設定しましょう。

◆地域
◆学歴・学部・学科
◆学年
◆志向(ライフスタイル、求める処遇や条件など)

ターゲットとなる層を設定することで、どのような内容をアピールするのか明確になり、プログラムの内容が目標とするインターン生層に適したものになります。
ターゲットが企業に求めるものや、どこでどういう活動しているのか、またターゲットに会うために何をすればいいのか、いつどのようなメッセージを送ればいいのかなどを明確にしておくことも大切です。

4.自社の魅力をまとめる


自社の魅力や特徴をまとめ、インターン生にアピールしましょう。
経営視点、職場視点から、企業文化成長機会社員の声などを伝えることで参加意欲を高められます。

自分で自社の魅力を言語化するのは難しいかもしれません。まとめにくいときは、自社社員や社外のパートナーなど現場の声を聞いてみるのもよい方法です。

伝えたいことだけではなく、インターン生のベネフィットとなる視点をもって考えると自社の魅力が伝わりやすい内容になります。
以下の経済産業省のデータによると「業界・職場理解」「仕事・雰囲気の理解」「自分の適性・やりたいことの気づき」などをよかったと感じているようです。
自社の魅力をまとめる際の参考にしてみましょう。

引用:地域中小企業のためのオンラインインターンシップ支援プログラム 経済産業省 関東経済産業局

5.プログラムの企画・設計する


プログラムの企画と設計をおこないます。

引用:地域中小企業のためのオンラインインターンシップ支援プログラム 経済産業省 関東経済産業局

経済産業省のデータによると、75.9%のインターン生の参加期間は半日から1日でした。
短期間のオンラインインターンシップのほうが人気も高く、多くの参加が期待できます。しかし、いわゆる「就活ルール」では、1日以下の参加ではインターンシップとして認められていません。

その他、求める人物像と自社の魅力が共通している点を考慮してプログラムの企画・設計に盛り込んでいきます。
実施時期、実施期間、受け入れ人数、受け入れ部署、運営人員、オンライン会議ツール、社内申請について検討しましょう。


6.インターンシップの募集をする


適切なチャネルを活用して、インターンシップを募集します。チャネルは大学のキャリアセンターや専門の情報サイトなどの活用が一般的です。

インターンシップの募集は、プログラムの公表と同時におこないます。
インターンシップの内容を明確に伝えれば、適切なインターン生からの応募が期待できるでしょう。

7.オンラインインターンシップの準備をする


オンラインインターンシップを実施するための準備を進めましょう。必要なツールやソフトウェアの選定、インターン生とのコミュニケーション手段の確保などをおこないます。
問題が生じないようにするために、詳細なチェックリストを用意しておくとよいでしょう。下記は一例です。

準備チェックリスト

☑︎インターン生への事前連絡やリマインド 連絡
☑︎運営・配信用パソコンの準備(※トラブル回避のため複数推奨)
☑︎マイクとカメラの準備
☑︎安定したインターネット回線の準備
☑︎情報漏洩の心配がない会議室の準備
☑︎インターンシップ資料の準備
☑︎運営スタッフの選定



8.オンラインインターンシップをおこなう


オンラインインターンシップを実施します。セミナーグループワーク先輩社員との座談会など、設計したプログラムに基づいて進めます。
オンラインインターンシップをおこなう際にはプログラムを順守し、インターン生が計画通りの経験を得られているか観察しましょう。
同時に、自社の求める人物像に適合しているかチェックします。

9.事後フォローと振り返りをおこなう


オンラインインターンシップが終了した後も、インターン生とのコミュニケーションを継続し、フォローアップをおこないます。なるべくインターン生一人ひとりに対して、よかった点や改善できる点などを明確にフィードバックすることが大切です。

また、フィードバックを収集すれば、インターンシップの今後の改善点や成果の把握にもつながります。今後のオンラインインターンシップに活かせば、回を重ねるごとにより魅力的なプログラムになるでしょう。
その年だけ考えるのではなく、翌年、翌々年にもつながるようなインターンシップにしていく必要があります。

オンラインインターンシップのプログラム内容


オンラインインターンシップのプログラムは多様な形式の活動を組み合わせることで、インターン生の学びと成長を促します。
株式会社学情が2024年3月卒業(修了)予定の大学生・大学院生を対象に実施したインターネットアンケートでは、セミナー形式が78.1%と最多でした。 ここでは、オンラインインターンシップの具体的なプログラム内容について紹介します。


引用:参加予定のインターンシップは「オンラインとリアル両方」が6割超。「セミナー形式はオンラインで参加したい」「社員と話せる機会があるものは、リアルで参加したい」の声/2024年卒対象アンケート 株式会社 PR TIMES

◆ セミナー形式


専門知識や業界のトレンドを学ぶために、オンラインセミナーを開催します。専門家や社内のメンバーが講師として登壇し、対話を通じて知識を提供します。

しかし、セミナー形式は企業側からの説明時間が比較的長くなり、インターン生の集中力が途切れがちであるため、インターン生の発言の機会を預けるなど飽きさせない工夫が必要です。
他のプログラムと比べるとコミュニケーション量が少なくなるため、積極的にインターン生と話す機会を増やすようにしましょう。

◆ グループワーク


グループワークは、課題に対し4、5名のチームでおこなう業務体験型のプログラムです。ZOOMやteams等のWeb会議ツールを使い、チームで答えをまとめてプレゼンをおこないます。

実際に企業が抱えている課題をテーマにして取り組むと、インターン生が入社後をイメージしやすいでしょう。リアルな課題を社員と一緒に考えることで、企業に愛着を持ってもらいやすいおすすめのプログラムです。

◆ 先輩社員との座談会


先輩社員との座談会を通じて、企業の文化や業務について現場のリアルな声キャリアのアドバイスを聞く機会になります。社内の雰囲気や仕事の実態を知ってもらうことで、インターン生の興味や将来の選択について考えるきっかけとなるでしょう。

座談会は単独ではなく、セミナーやグループワークと合わせて実施されることが多いようです。年齢の近い先輩社員から話を聞き直接質問できる機会になるため、インターン生の疑問や不安を解消しやすいプログラムです。


◆ 業務体験


実際の業務やプロジェクトに関連する課題に取り組むプログラムです。業務体験プログラムは入社後のミスマッチをなくすために人気で、インターン生の参加率が高い傾向にあります。
インターンシップでおこなわれている主な業務体験は以下のとおりです。

営業職…企画提案、ロールプレイング形式でオンライン営業など 専門職…成果物の作成や解決策の提案、現状分析から課題の設定など

業務体験は、1ヶ月以上の長期インターンシップでおこなわれることが多いようです。
インターン生は、企業研究では調べきれない「具体的な業務」「職場での動き」「社風」などを実際に体験しながら理解を深められます。インターン生が実践的な経験を積み、自身の能力を発揮できるような課題に設定しましょう。

◆ 動画視聴


業界や企業に関する動画コンテンツを提供し、インターン生に自主的に学ぶ機会を与えます。動画視聴を通じて幅広い知識の獲得が可能な動画を作成しましょう。職場や社員を写真や動画で紹介すると、業界や企業の様子が視覚的に伝わりやすくなります。

ただし、動画は一方通行のプログラムなので印象に残りにくいため、動画視聴だけでなく、インターン生とコミュニケーションをとるプログラムと併用することをおすすめします。

◆ 会議への参加


社内の会議やプロジェクトミーティングなどにインターン生を参加させます。リアルなビジネスの場に立ち会い、意思決定や意見交換のプロセスを体験することで、業務の一端を具体的に理解できます。

実際の会議への参加は、企業の運営方法や社員間のコミュニケーションをリアルに体験でき、入社後の自分をイメージしやすい方法です。

◆ 職場見学


職場見学はオフラインだけでなく、オンラインインターンシップでも可能です。ビデオ通話VR技術を使用すれば、実際の職場の雰囲気を体験できます。
インターン生に企業の雰囲気や働く環境を伝え、社内のツールやシステムのデモンストレーションなどを通じて、実際の業務の様子を紹介しましょう。

見学ツアーのように社内をリアルタイムで映してまわったり、ビデオチャットツールで社員との交流会をおこなったりなどの方法もあります。

◆ 書類作成


書類作成は、インターン生が実際の業務を体験してみるのに有効な方法です。
インターン生は、レポートやプレゼンテーション資料の作成など、業務で使用される書類の作成を経験できます。Zoomなどのオンライン会議システムで画面共有し、実際の書類作成画面を見せながら、一緒に作業するとよいでしょう。
業務で使用する実際の書類を作成することで、業務イメージもわきやすいといえます。


オンラインインターンシップが成功する5つのポイント


成功するオンラインインターンシップには、以下のようないくつかの要素があります。

◆事前準備
◆プログラムの簡潔さ
◆社内の雰囲気の伝達
◆適度な休憩
◆終了後のフォローアップ

これら5つのポイントをくわしく見ていきましょう。

◆ 事前に環境を整えてもらう


インターン生には事前に必要なツールや環境を整えるように伝えておきましょう。
開始時間になって回線がつながらないなどのトラブルが発生すると、大きな時間のロスにつながります。事前に利用予定のオンライン会議ツールや必要なアプリなどをインストールしてもらい、操作方法を説明
しておくと、インターンシップをすぐに開始できます。

さらに、当日のスケジュールなどの事前説明をしておけばスムーズに進行できるでしょう。

◆ プログラムは対面のインターンシップよりも簡潔にする


オンライン環境では集中力や注意力の維持が難しいため、プログラムは対面のインターンシップよりも簡潔にしましょう。
対面のインターンシップより、長時間パソコンの前に座っているオンラインのほうが疲れやすいといわれています。また、自宅では他の家族がいて集中しにくい人もいるでしょう。そのため、一つひとつのプログラムを短く設定することが重要です。

インターン生の興味をそそるクイズなどの参加型プログラムで飽きさせない工夫をし、企業イメージの向上を目指しましょう。

◆ 社内の仲がよい雰囲気を伝える


オンラインでは直接的な社内の雰囲気がわかりにくいため、あえて見せる工夫が必要です。
ビデオ会議やチャットを使い、社員のリアルな連携を通じて仲のよい雰囲気を伝えるようにしましょう。 社員とコミュニケーションすることで、インターン生のストレスや緊張感を和らげ、社員との距離感を縮められます。

撮影した写真・録画した動画をオンライン上で見せたり、オフィスや現場、 働く人の雰囲気が伝わるよう、オフィス内をライブカメラで映すのも効果的です。

◆ こまめに休憩をとる


オンラインでは長時間の画面作業が続くため、目や体に負担がかかりやすく、集中力も途切れやすい状況です。こまめな休憩を取り、休憩時間にはストレッチや目のトレーニングなどを提案し、インターン生の健康と集中力の維持をサポートしましょう。 合間にパソコンを使わない個人作業の時間を作ることも有効です。

10分ごとに場面転換と休憩を取り入れて、適切にタイムマネジメントしましょう。

◆ オンラインインターンシップ終了後にフォローする


インターンシップが終了した後も、インターン生との関係を継続しフォローすることはもっとも大切なアクションです。インターンシップ後に現場の社員からフィードバックをおこなうと、自分のことを見ていたという親近感を覚え、企業に対してプラスの印象をもつことが多いようです。
キャリア相談やアドバイス、将来の就職や進路に関するサポートなどを提供することで、長期的な関係構築を図り、将来的な採用率アップを目指しましょう。

できる限り一人ひとりのインターン生に寄り添い、具体的なフィードバックとフォローアップをおこなうことが成功の秘訣です。


オンラインインターンシップのプログラム事例


プログラムの構成や内容について、他社の成功事例をモデルに検討してみましょう。
ここでは「株式会社プライムネット」「マリモ電子工業株式会社」の2社を紹介します。

◆ 株式会社プライムネット


株式会社プライムネットは、「クラウドサービス企画・開発・運営」「求人ポータルサイト」などのWebサービスをおこなう会社です。
求めるスキルや性格を明確化した上で、学生・自社 の共通点となる因子を成長への挑戦の機会と設定し、成果発表会参加証明書の発行事後の就職活動サポート・アドバイスなどをおこないました。
条件は絞りすぎず、学生にやりたいことをヒアリングし、その都度プログラムを柔軟に調整し対応したことで成功した事例です。

オンラインインターンシップを3回実施し、10名の採用に成功しました。

◆ マリモ電子工業株式会社


マリモ電子工業株式会社は、ハードウェア開発、ソフトウェア開発の受託開発をおこなう会社です。
今後の採用活動につながる学生を募集するため、ソフト開発、調査やコーディングなどの実務体験ができるプログラム設計をおこないました。 オンラインインターン実施後も、社内報を送ったりイベント情報や就活アドバイスを共有したりなど、継続的にインターン生のフォローを実施。

オンラインインターンシップを4回おこない、8名の採用に成功しています。

まとめ


今回は、オンラインインターンシップのプログラム作成ステップや具体的な内容について紹介しました。オンラインインターンシップを実施することで、企業とインターン生の双方にとって有意義な経験となるでしょう。

しかし、これらのプログラムを適切に実施するためには、通常の業務に加えて膨大な時間が必要になります。自社内で採⽤全般の業務に⼿がまわらない場合は、プロのノウハウをもつ採用コンサルティングを利用するのも一つの方法です。

当社では採用コンサルティングチームがそんな人事のパートナーとして、新卒採用目標の達成に向けてインターン、説明会、媒体掲載、スカウト代行、内定者フォローなどあらゆるシーンで伴走します。

新卒採用にお悩みの方はお気軽にお問い合わせください。



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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー HRコンサルティング事業部

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総合的な採用支援会社として採用コンサルティング、採用ブランディング、求人広告代理事業、人材紹介、採用代行、スカウト代行、採用HP・動画制作、採用WEB広告、SNS運用、定着支援、育成研修など幅広い事業・サービスを展開。企業のあらゆる採用課題を様々なサービスを活用して解決します。
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