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2023.12.27.Wed

       

カジュアル面談とは?面接との違いや実施目的、方法を詳しく解説!

「最近カジュアル面談の実施を希望する求職者が増えていて、対応に困っている」
「カジュアル面談から正式に応募に進む人が少ないので、内容を改善したい」

採用活動において、イレギュラー対応であったカジュアル面談ですが、最近では求職者にとって当たり前の手法として認識されるようになりました。 また、カジュアル面談を実施しても、そこから正式応募に進む求職者が少なくて困っているという採用担当者の声もよく聞きます。

そこで今回は、カジュアル面談の実施目的や役割、方法について解説していきます。面接との違いをしっかりと理解し、戦略を持って使い分けて活用できるように参考にしてください。


カジュアル面談とは


カジュアル面談とは、転職先として応募する意志が定まっていない求職者と企業が、リラックスした状態で対話することで、相互理解を深めることを目的とした採用手法です。

面接ではなく面談という単語が使われているように、採用プロセスにおいては面接とは異なったフェーズであることを強く意識して運用されています。

◆ スカウト採用から始まったカジュアル面談


もともと採用活動は、入社したいという意志を持った求職者が書類を提出するところから始まります。企業側にとっては、応募者を面接して合否を決めるだけの作業に過ぎませんでした。

しかし、少子化や国際的な人材獲得競争の流れもあり、採用したいと思えるような優秀な人材を確保することが困難になってきています。また、創業して間もないアーリーベンチャーなどは、募集広告を掲載しても求職者はなかなか集まりません。

そういった背景で、ヘッドハンティングダイレクトリクルーティングなどを活用して、企業側から求職者に声をかける必要性が生じました。

スカウト採用を開始する際、求職者はその会社への興味を持っていない状態です。したがって、企業は求職者に自社への興味を持ってもらうために、直接会って、熱意をもって口説いていく必要があります。このような背景によって、カジュアル面談は浸透していったのです。

求職者にはもともと、「企業の事業内容や募集ポジションの具体的な仕事内容について理解を深めてから応募したい」という要望があります。従って、面接の前に企業のことをより深く知ることができるのは、求職者にとってありがたい機会となります。カジュアル面談は当初、企業側の都合で始まった手法なのですが、現在では求職者側によってどんどん求められるようになりました。

◆ カジュアル面談と面接の違い


選考する企業も、選考される求職者も、面接の場では平等であるという原則があります。しかし実際の面接の場は、どうしても企業が主導権を握りがちです。求職者は企業に聞きたいことがあったとしても、「変なことを聞いたら選考に落ちてしまうのではないか」という懸念があるので、本音で話をすることができません。

一方で、カジュアル面談は「選考の場ではない」という建前があります。求職者側にとっては「選考される場」というプレッシャーがないので、気軽に話をすることが可能で、質問もしやすいというメリットがあります。

企業側にも、リラックスした状態を利用して求職者の人間性本音を見出すチャンスがあるというメリットがあり、その点でお互いの利害は一致しています。


求職者をがっかりさせるカジュアル面談


メリットばかりが強調されるカジュアル面談ですが、実際にカジュアル面談に参加した求職者の中には、実施すること自体に意味がないと感じる者も存在します。その最大の理由は、本当に選考に影響がないのだとしたら、時間の無駄であるということです。ここでは、具体的に求職者をがっかりさせている理由と改善点について考えてみたいと思います。

◆ 面接に進めない可能性を伝えておこう


カジュアル面談は本来、面談者の経歴を理解した上で行われていたため、書類選考で不合格になることはありませんでした。しかし昨今、カジュアル面談の役割も多様化して、相互理解の場として広く活用されています。従って、経歴が詳しくわからない段階の求職者にもカジュアル面談を実施するケースが増えています。

その場合、面談実施後に面談者の応募書類をみたら、応募要件を満たしていないというケースが発生します。もし面談者が正式面接を希望したとしても、書類選考の結果、企業が断る可能性があるのであれば、事前に誤解のないように伝えておいた方が良いでしょう。

また、カジュアル面談の場で企業の担当者と面談者が対話する中で「期待していたような人物(経歴)ではなかった」「性格が社風にマッチしなさそう」と感じてしまえば、選考に少なからず影響してしまいます。その場合、カジュアル面談では「選考は行わない」という建前があるので、企業側としては応募要件に満たしている人であっても「書類選考で不合格」として伝えるしかなくなってしまいます。

このように、事前に伝えた話と実際に行われていることが異なっているのは不誠実です。表に出てしまうと、企業のブランディングにも悪い影響を与えてしまいます。面談での印象が書類選考に影響を与えるのであれば、カジュアル面談という単語は使わずに「0次面接」などと称して、あくまでも選考の一環であることを伝えておくべきです。

もしくは「カジュアル面談でお会いさせていただいた担当者は、貴殿の希望を弊社で叶えることは難しいのではないかと感じたのですが、どう思われますか?」といったニュアンスを伝え、面談者が応募を取り下げる方向に導くしかありません。この場合、面談者があくまでも正式応募を希望すれば、実施する必要が生じます。

◆ 面談担当者の属性を伝えておく


カジュアル面談を希望する求職者の多くは、配属予定である部署の上司や同僚から具体的な話を聞くことや、経営者から今後の経営戦略について聞くことを期待しています。しかし、そのような立場の社員は忙しいため、カジュアル面談に時間を割くことができないことも多々あります。そこで面談者の希望に反して、人事部に所属する採用担当者がカジュアル面談を行うことも珍しくはありません。

また、採用基準が厳しく、応募者自体が集まらないようなポジションなどでは、採用担当者に面接実施数のノルマが課せられていることがあります。その場合、採用担当者が応募要件を満たしていない可能性が高い求職者に対しても、カジュアル面談を実施することがあります。

さらに、大量採用を実施する企業や、スタートアップで人事担当者がいないベンチャー企業などは、アウトソーシング会社に採用の一部を委託しているため、カジュアル面談で会う面談者が応募企業の社員ですらないケースもあります。

もちろん企業の裏側の事情を面談者に伝える必要はありません。しかし対応するのが人事部所属の採用担当者なのか、現場の上司・同僚なのか、それとも代表取締役なのか、といった情報については、事前に伝えておくべきです。面談者が会いたいと思っていない社員に会うことで、印象を悪くしてしまってはカジュアル面談を実施する意味がありません。

特に人事部所属の採用担当者が対応する場合は「どのような目的で会うのか」「どのような内容の話をするのか」についても事前に伝えるようにしましょう。



◆ 目的があってこそ実施する意味がある


ここでは、求職者側と企業側とそれぞれの立場における、カジュアル面談を実施する目的について解説していきます。

求職者側におけるカジュアル面談の意味

求職者が転職活動をしようと思い立ち、実際に企業に応募書類を提出するまでには様々なプロセスが存在しています。

【正式応募に至るまでの求職者側のプロセス】

・現職に対しての不満や将来への不安を感じる
・転職を一つの手段として選択肢に入れる
・自己分析を行い、選考基準を明確にする
・数ある求人の中から候補企業を選ぶ
・志望動機を考える
・応募書類を作成する

在職中に仕事が忙しくなってしまうと、どこかの段階で転職活動を断念することも珍しくありません。カジュアル面談は、このプロセスの途中段階でも企業と接点を持つことができるため、「時間がない」ことで失いかけたチャンスをモノにできる可能性が出てきます。

また、最初の段階でカジュアル面談を行えば、自分の不満や不安の理由について気付きがあるでしょう。求人を探す段階であれば、自分の経歴を評価してくれる企業について具体的に知ることができます。忙しい人にとって、カジュアル面談は意味のある応募手段であることは間違いありません。

企業側におけるカジュアル面談の意味

企業側は、求職者が書類を提出しなければ採用活動を行うことはできません。従って、ファーストアクションは今まで、求職者側が独占していました。しかし、カジュアル面談という概念が生まれたことで、ファーストアクションを企業側から行うことが可能となりました。

カジュアル面談の実施を提案することで、求職者が正式に応募するプロセスの途中段階であったとしても、状況に応じてアプローチすることが可能となったのです。

タレントプールの構築

タレントプールとは、現在の採用ニーズだけでなく、将来的に発生しそうな採用ニーズも含めて、広く企業ニーズに合致しそうな人材(タレント)の情報をデータベースとして蓄える(プールする)ことを意味しています。

転職においてタイミングは非常に重要な要素です。カジュアル面談を実施した際には応募に至らなかったとしても、面談者が企業に対して良い印象を持っていれば、いつしか応募してくれるかもしれません。相互理解を深めておけば、将来的にその候補者の力を借りたいと思ったタイミングで声をかけやすくなります。

後々見返した際、人材の情報を正しく活用できるように、管理する項目をしっかりと定めたうえでデータベース管理を実施するようにしましょう。



◆ カジュアル面接に対する求職者の疑念


ここでは、求職者の方が抱いているカジュアル面談に対する疑念と、企業が行うべき解決方法について解説していきます。

服装は本当に自由で良いのか?

カジュアル面談において、企業が面談者に対して服装を指定するケースはほとんどありません。スカウト採用は仕事帰りや休日に行われることが多く、面談者にかける負担を極力排除する必要があるからです。
しかし面談参加者は「本当に服装は自由で良いのか」「スーツで行った方が評価されるのではないか」といった疑念を抱いています。

このように、完全に自由であることは相手を迷わせてしまいますので、「ビジネスカジュアルでお越しください」とか、「普段会社に行っている格好と同じスタイルでお越しください」といったように、ある程度イメージできる情報を伝えるようにしましょう。

もし相手に指示することに抵抗があるのであれば「弊社の担当者がビジネスカジュアルにて対応させていただくことをご了承ください」といったように、こちらの対応を伝えておけば面談者も安心して気軽な服装で参加できるようになります。

応募書類は提出しなくても良い?

時間がない求職者にとって転職活動における一番のネックは、応募書類を作成することです。

カジュアル面談では、企業は面談者に対して履歴書や職務経歴書の提出を求めない場合がほとんどですので、求職者にとって大きなメリットになります。従って、面談者に関する情報が企業側に全くない場合、企業側から書類提出を求めたくなりますが、安易に書類提出を求めるのは避けましょう。

正式な応募書類がなくても、何らかの形で面談者の情報を入手することは可能です。例えば、転職サイトからの応募であればある程度の情報はサイト上に開示されていますし、人材紹介会社からの紹介であれば職歴情報だけでなく、指向性や人となり、転職理由などもヒアリングしている筈です。また、名前がわかればSNS上で所属企業や役職などの情報を得ることも可能です。

応募書類を作成する手間が省けるという意味では面談者にとって大きなメリットですので、なるべく応募書類の提出は求めず、他の方法で情報を入手するようにしましょう。



カジュアル面談なのに内定ってどういうこと?

企業がカジュアル面談を実施する背景には、「どうしても採用したい人に会って口説きたい」という企業側の思いがあります。社内に面談者を良く知る人物がいたり、面談者の実績が業界内に知れ渡っていたりしていれば、面談の場が設けられる前から「ほぼ内定」の状態であることは決して珍しいことではありません。

しかし、「カジュアル面談は選考の場ではない」と宣言しているのであれば、例え「内定」という結果であったとしても、カジュアル面談の場で伝えることはルール違反です。厳格な面談者であれば「ルール違反を犯す会社には入社したくない」と考え、辞退になってしまう可能性も出てきます。

どうしても面談者を採用したいと考えたのであれば、「今日あなたにお会いして、我々としてはぜひ一緒に仕事をしたいと考えています。今すぐ応募書類を提出していただかなくても構いませんので、ぜひ正式選考に進んでください。」といったように、あくまでも正式応募へ誘導するようにしましょう。

カジュアル面談に突然社長が乱入してきた

スタートアップ企業など社長との距離が近い企業では、カジュアル面談前に人事担当者が社長に対して「本日お会いする人」として報告することがあります。その時、面談者の経歴に対して社長が興味を持てば、「早く会って熱意を伝えたい」と思うわけです。

このような場合は、カジュアル面談が始まる前に「社長があなたと話をしたいと希望しており、今日時間が合えばこの面談に途中から同席させていただくかもしれません」といったような形で、予め伝えておくようにしましょう。

このような行為は「統制がとれていない会社」としてネガティブな印象を与えるか、「意欲的な社員が多くてフレンドリーな会社」とポジティブな影響を与えるか、面談者の性格によって評価が分かれるところです。事前に面談者の性格がわかっているのであれば、ポジティブに働くような選択を考え、時には社長を制するようにしてください。


カジュアル面談に向けた準備と実施方法


カジュアル面談を効果的に活用するためには、実施目的を明確にすることです。目的が決まったら、実現するのに必要な要素を洗い出し、徹底的に事前準備を行います。面談の場はカジュアルな雰囲気をだすべきですが、準備に関しては徹底して行うようにしましょう。

ここでは、企業が行うべき準備と、具体的な実施方法について解説します。

◆ 正式な採用プロセスに組み込むか否か


まず最初に、自社の採用プロセスにおけるカジュアル面談の立ち位置を明確にするべきです。応募を迷っている求職者からの要望があった時に実施するという、あくまでもイレギュラー対応として位置付けるのか、それとも戦略的にカジュアル面談を選考プロセスに取り入れるか、いずれかを選択します。

戦略的に取り入れるのであれば、「正式応募に至るまでの求職者側のプロセス」のどのフェーズの求職者に対して積極的にアプローチするのか、その目的を決める必要があります。

また、目的を決めるためには「どの段階で正式応募に至らないのか」状況調査を行う必要があります。人材紹介会社にヒアリングを行ったり、求人サイトの求職者行動データを分析して、「どの段階で求職者は応募を躊躇しているのか」について理解し、戦略を決定しなければなりません。

◆ カジュアル面談の事前準備とは


ここでは、前日までに行っておくべき事前準備について解説いたします。

面談者に事前情報を伝える・聞きとる

限られた面談時間の中で、会社説明を詳細に行うことは不可能です。面談者に対して事前に伝えた方が良い情報は予め伝えておくようにしましょう。

やってはいけない行動としては、自社サイトのURLや正式な企業紹介資料など、目を通すのに時間がかかるような資料を送りつけることです。これでは、企業研究を強要することになります。部署が取り組んでいる事業内容が取り上げられたインターネット上の記事や、上司となる方のインタビュー記事など、気軽に読み物としても楽しめる内容に留めるようにしましょう。

また、現時点で聞きたいことがあれば、資料などを準備しておくので、事前に共有してほしい旨を面談者に伝えましょう。ここでも質問を強要するイメージを持たせないように気をつけてください。人材紹介会社からの紹介者であれば、担当コンサルタントの力を借りて、自然な形で事前に聞き出してもらうようにすると良いでしょう。

属性の近い社員にヒアリングを行う

面談者が現在在籍している会社に、かつて在籍していた社員がいるのであれば、どうして転職先として自社を選んだのか、その理由を聞いておくと良いでしょう。思考として似通っている可能性は高く、現在の仕事内容に対する不安や不満や、転職先に対して求める期待はある程度想像することができます。

同じ会社ではなくても、同業他社などであれば傾向が似ていることが多いので、その場合もヒアリングを行い、面談のシミュレーションを行っておくと良いでしょう。

配属予定の社員に同席依頼をする

カジュアル面談に出席する面談者は、実際に配属されるであろう部署の社員から直接仕事内容について聞くことで、実際の業務へのイメージを明確にしたいと考えています。配属先の上長に誰が同席にふさわしいかを確認した上で担当者を選定し、スケジュールを確保するようにしてください。

可能であれば、面談者に上長と話がしたいのか、同僚となる社員と話がしたいのかを事前に面談者に確認し、希望に合致した社員をアサインするようにしましょう。



◆ カジュアル面談の方法


カジュアル面談は、下記の流れで進めていくと円滑に行うことができます。

1.面談に参加してくれたことへの謝辞
2.企業側担当者の自己紹介
3.面談者に対する企業側の評価
4.面談者が聞きたいことの確認
5.面談者が転職先に求めることの確認
6.面談者のニーズに合致した企業説明
7.質疑応答
8.今後の選考スケジュールの案内
9.選考意思確認(意思表示の期限確認)
10.選考に関係なく関係性を維持する

カジュアル面談は基本、企業側が「会いたい」と思うことから始まります。まず最初に、その思いに応えて時間を取ってくれたことに対して、感謝の意を伝えましょう。

次に、面談を担当する者が自己紹介を行います。自分がどのような立場で仕事を行っているかを説明することで、相手はどのような質問をするべきなのかがわかります。また、自己紹介はアイスブレイクとしての役割も担っています。面談者の本音も引き出さなければならないので、企業担当者は自らの本音を交え、自己紹介を行っていきます。今苦労していることや壁に当たっていることなど、自分の弱みを見せることで相手に安心感や親近感を与えることができます。問題解決に向けての努力やうまくいって嬉しかったことなど、ポジティブな内容を入れるのを忘れないでください。

個人情報などの詳細がわかっている場合は、現時点での企業側の評価について説明しましょう。そして、面談者がカジュアル面談の中で聞きたいことについて、確認します。さらに面談者が、転職先に求めている要素を確認したら、それらの情報を踏まえた会社説明を行います。限られた時間ですので、面談者の目的に沿わない内容については触れないようにして、面談者の満足度をあげる努力をしましょう。

そこからは質疑応答に移りますが、面談者からの質問について回答することに軸を置くように心がけましょう。企業側にも聞きたいことがあると思いますが、それは面接に進んだ場合にいくらでも聞くチャンスはあります。

そして、今後の選考スケジュールを説明するわけですが、ここで自然な感じで正式選考に進む意志があるのかどうかを確認します。その場での回答が難しそうであれば、期限を設けて、それまでに回答してほしいと伝えましょう。

最後に、タレントプールの構築も意識し、選考に関係なく意見交換ができたことに対する謝辞を伝えることを忘れないようにしてください。


まとめ


カジュアル面談を成功させるためには、現場の社員の協力が不可欠です。しかし、現場の社員にとって採用活動は、自分の主業務ではありません。「どうして自社に興味もない面談者に会わなければならないのか」と考える人がいても仕方がないことです。

カジュアル面談を成功させるためには、採用に関わる全ての社員がカジュアル面談の必要性を理解しなければなりません。そして全体像が伝わったら、次にそれぞれの役割について理解してもらう必要があります。

この記事を参考に綿密な活用方法を計画し、貴社の状況に合ったカジュアル面談を、全社を挙げて取り組めるようにしてください。

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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー 採用コンサルティング事業部

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