【NG質問・行動例付き】初めての面接官でもこれを読めば安心！面接官必読マニュアル

会社から面接官として指名されたが、経験もないのでどうしたら良いか分からなかったり、自信がなかったりといった方は多いのではないでしょうか。応募者の本質を見極めるポイントや判断基準など、面接官が理解しておかなければならないことはたくさんあります。しかし、事前にしっかりとレクチャーしてくれる企業は意外に少ないようです。

そこで今回は、初めて面接官として指名された方が安心して面接官としての使命を全うできるように、マニュアルとしてまとめさせていただきました。

面接官に課せられた2つの役割

面接における面接官の役割は主に2つあります。それぞれについて詳しく説明していきましょう。

◆ 求職者が採用基準に達しているかどうかを見極める

面接官の一番大きな役割は、求職者が自社の採用基準を満たしているかどうかを見極めることです。中途採用であれば、自分が在籍している部署の雰囲気や、必要とするスキル・経験などを理解しているので判断しやすいです。

しかし、新卒採用の場合は、会社全体で統一された判断基準のもとで適性を判断しなければなりません。一次面接など初期段階であれば特に、チェックシートなどを作成し、全面接官共有の選考基準のすり合わせを行うように、会社に依頼した方が良いでしょう。

◆ 求職者に入社したいと思わせるための魅力伝達

面接官のもうひとつの役割は、求職者が自社を就職先として選択するように印象付けることです。

中途採用であれば、求職者が入社した際に行う仕事の内容や役割、求められる経験や会社の業績など、具体的で明確な情報があるので、面接官による差は生まれにくいです。
しかし、新卒採用の場合は、会社のイメージや雰囲気、働きやすさや職場環境、社員の特徴などを面接官を通じて印象で理解しようとする傾向があり、面接官によりばらつきが生じやすいです。従って、人事の採用担当者は、面接官に対して指導を行い、ある程度共通した正しい会社の印象を、求職者に伝えるようにしなければなりません。

また、均一さも必要ですが、最終的には求職者の一人ひとりの興味・関心、志望動機、将来の夢などにあわせて、伝えるべき魅力を変えることも重要です。見極めのために収集した応募者の特徴や転職理由などにあわせて、魅力付けするポイントを変えていきましょう。「この会社に就職すれば、自分が成し遂げたいことが叶いそう」と思ってもらうことで入社の可能性が高まります。

面接官の印象は最初の挨拶で決まる

人と初めて対面したときの第一印象がその後もずっとイメージとして残り続け、正しい評価をするのを妨げたという経験はありませんか？人は第一印象に強く影響されがちであり、それが「面接官の印象は最初の挨拶で決まる」と言われている理由です。

ここでは、その根拠となっている理論について解説いたします。

◆ 面接官が知っておくべきメラビアンの法則

人間同士のコミュニケーションにおける世界的に有名な研究のひとつに、1971年にアルバート・メラビアンという心理学者が提唱した「メラビアンの法則」があります。ここでは面接官として知っておくべき2つの法則について解説いたします。

第一印象が決まるのは数秒

ここでいう「第一印象」とは、初対面の人がコミュニケーションを取る場面において、相手に対して感じる最初の印象を指します。メラビアンは、第一印象は最初に会ったわずか3～5秒の間に決まると指摘しています。当然言葉などを交わす前ですから、視覚から入ってくる情報だけで人は相手を判断します。

つまり、第一印象を良くしたいのであれば、最初の数秒で相手が得る視覚情報（身だしなみ、服装、顔の表情など）について徹底的に分析し、良い印象を持たせるように工夫する必要がある訳です。

55％は視覚を優先する

メラビアンは、人と人とがコミュニケーションを取る際に相手に影響を与えるのは、言語で伝える情報が7%、聴覚から感じる情報が38%、視覚で認知する情報が55%の割合であると唱えています。つまり、人は言葉によってコミュニケーションを取っているにも関わらず、その内容よりは相手の外見からくる印象や表情などから影響を受けているということになります。

ここで間違えてはいけないことは、言語コミュニケーションは意味がないと言っているわけではないということです。例えば、怒った顔でほめられた場面を考えてみてください。言語より視覚が優先されるので、ほめられている内容であってもほめられているとは感じません。同じように、笑顔で出迎えられたのであれば、会話の内容が厳しい指摘であったとしても、自分が受け入れられている前提で話を聞くことができます。

面接官に任命されたのであれば、この法則を正しく理解し実践できるようにしましょう。

◆ 面接官が知っておくべきハロー効果

ハロー効果とは、人や物などに対する印象や評価が、視覚的な情報や見た目の特徴などの目立った特徴に引っ張られて、他の部分まで歪めて評価されてしまう現象を指しています。ちなみに「ハロー」とは日本語でいう「後光」のことです。 上記のような第一印象は、変わることなくずっとその場の雰囲気を支配します。つまり、面接が終わった後も、そのまま面接官に対しての印象として残りますし、会社全体にも良い印象として影響を及ぼします。

面接の進め方

挨拶が済んだらいよいよ面接開始です。ここでは、時系列に沿ってやるべきこととその目的、注意点などについて解説していきます。

◆ アイスブレイクで緊張をほぐす

アイスブレイクとは、初対面の人との会議や商談の場において、緊張感を和ませるために行うコミュニケーション手法を指します。アイスのように堅いその場の雰囲気を壊すという意味から、アイスブレイクと呼ばれるようになりました。具体的には、天気・気候や時事ネタなど身近な話題が用いられることが多いです。政治、宗教、学歴、スポーツ・芸能など、趣味嗜好の違いが感情に影響するようなネタは避けてください。

面接の場においてのアイスブレイクは、求職者の緊張をほぐし本音で話しやすくすることを目的としています。求職者は良い印象を持ってもらうように回答などを用意し、演技をしています。そのような相手に対して本音を話すように導くことは、求職者の本質を見極める情報を得るためにも、とても重要な作業です。 そのためには、面接官が一方的に話をするのではなく、対話形式になるように心がけましょう。

例えば、「今日は暑いですね」で終わってしまうのではなく、「今日は暑いですね。昨夜は良く寝れましたか？」といったように、相手からの回答を引き出せる質問をしてみましょう。 「よく寝れませんでした。」といった回答が得られたのであれば、「私も暑くて寝られませんでした。この時期はつらいですよね。」といったように、同調するような発言をすることで、相手に良い印象を与えることができます。

このような同調行動は、自分は危険な人物ではないということを伝え、安心感をもたらす効果が期待できます。

◆ 自己紹介は面接官から

面接の場における自己紹介は、自分のことを相手に伝えるという目的だけではなく、アイスブレイク的な役割も担っています。「今から面接を始めます。」と始めるよりは、自己紹介から面接に入っていく方が緊張感を与えることなく、円滑にすすめていくことができます。 エントリーシートなどで得た事前情報から、求職者との共通点を見出して話に盛り込むことで、親しみを感じてもらえるように心がけましょう。

また自己紹介は、求職者からではなく、面接官から行うようにしてください。求職者に話してほしい内容があれば、その内容に準じた自己紹介を面接官が行うことによって誘導することもできるからです。 例えば、休日の過ごし方について聞きたいのであれば、面接官が休日の行動を自己紹介に取り入れれば、求職者に同調しようという気持ちが働き、求職者も休日の行動を話してくれる可能性が高まります。

このように自己紹介には様々な役割があります。事前準備をしっかりと行い、戦略的に活用すようにしましょう。

◆ 面接の進行シナリオを用意しておく

面接官として初めて面接を行う場合は特に、ある程度の進行シナリオを準備して手元に置いておくようにしましょう。これにより、安心して面接をすすめることができます。

リモートでの面接であれば、正面の壁などに貼っておけば面接中でも自然に見ることができます。 対面で行う場合でも、バインダーの右側にメモ用紙を置き、左側にシナリオを貼れば自然に目を落とすことが出来ます。その場合、一言一句を書いたシナリオを読み上げるのではなく、おおまかな流れを書いておくだけに留めるようにしましょう。全ての求職者に同じ質問をしていると思われてしまうことを防ぐことができます。


シナリオを作成する際の注意点は、下記の5点です。

面接官のタブー・NG質問例

面接の場であっても聞いてはいけないことは存在しています。会社の評判を下げてしまったり、場合によっては罰金を科せられますので注意が必要です。 ここでは法律的な立場でタブーとされている代表的な内容について解説いたします。

詳しく知りたい方は、厚生労働省が公開しているガイドラインをご参照ください。
※参考URL：https://kouseisaiyou.mhlw.go.jp/pdf/12.pdf

◆ NG質問① 法律で禁じられている内容

ここでは、職業安定法と男女雇用機会均等法に関わる内容について確認していきましょう。

職業安定法

職業安定法により、「就職差別につながるおそれがある」以下3つの項目に対して質問することが禁止されています。


本人の意思で変えることができず、かつ本人の能力や適性とは関係のないことは聞くべきではない、という基本的な考え方に基づいています。

2020年に求職者からハローワークに寄せられた797件の苦情・相談を調査した結果、法律に違反していると感じた質問の46.9％が「家族に関すること」でした。日常会話において、家族のことを聞くことはそれほど珍しいことではありません。そのため、ついうっかり聞いてしまうことがあるようです。しかし、それも立派な法律違反なので細心の注意を払いましょう。

具体的には下記のような質問がタブーとされています。
また、「座右の銘」や「好きな言葉」を聞くことは、思想や信条について聞いていると受け取られる可能性があるので避けたほうが良いでしょう。 具体的には下記のような質問がタブーとされています。 違反した企業は、行政指導や改善命令などの対象となります。それでも改善されない場合には、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金刑が科される場合がありますので、注意してください。

男女雇用機会均等法

男女雇用機会均等法により、結婚や出産に関する質問を、女性（もしくは男性）だけに対して行うことは禁止されています。もし仮に、両方の性に対して同じ質問をしたとしても、どちらか一方の性に対してのみ採用基準に影響させるような行為は、性差別だと見なされます。 そもそも結婚や出産、恋愛などに関することは、プライバシーの侵害やセクシュアルハラスメントと受け止められる可能性があるため質問しない方が無難です。

具体的には下記のような質問がタブーとされています。
また、ファッションモデルなど一部の職種を除き、容姿に関わる情報は差別的な評価につながるため、情報収集が認められていません。顔写真の添付は、あくまでも本人確認のためであると認識してください。

◆ NG質問② ハラスメントについて

ハラスメントとは、言葉や行動などで相手に対して嫌がらせをする行為のことです。加害者にその意図がなかったとしても、被害者が不快に思えばハラスメントになります。

例えば、業務を行う能力の見極めとは関係のない、プライベートに関わる質問や身体的特徴についての質問や、相手に威圧感を感じさせるような態度はハラスメントになる可能性があります。訴えられなかったとしても、求職者が不快に思えば「自社について良い印象を持ってもらう」という面接の目的を果たすことはできません。どういった言葉や行動がハラスメントになり得るのかをしっかり理解しておく必要があります。

具体的には下記のような会話がタブーとされています。 特に、企業が内定を出した学生に対して、就職活動を終えるように強要する「オワハラ（就活終われハラスメント）」についての理解は必須です。会社から内定を承諾させるようにプレッシャーを受けて面接を行った場合、気付かない間にオワハラをしてしまわないように注意してください。

◆ NG質問③ 賞罰について

一部の履歴書には犯罪歴や表彰歴を記載する「賞罰欄」があるように、求職者の犯罪歴（懲役、禁固、罰金など）を確認することは可能です。しかし、厚生労働省推奨の「JIS規格」の履歴書には賞罰欄はありませんので、面接で質問するしか確認する方法がありません。

面接で「犯罪歴があるかどうか」を質問することで求職者に不信感を与える可能性が高いため、質問するタイミングや場面、内容など十分な配慮をしたうえで実施するようにしてください。

面接官のタブー・NG行動例

例え意図していないしぐさや表情であっても、相手に不快感や威圧感を与えてしまい、会社のイメージダウンにつながってしまう行動があります。自分自身の癖にはなかなか気付けないものです。初めて面接官をする際には、一度社員とのプレ面接を実施し、普段のしぐさや表情に問題がないか、確認し合うと良いでしょう。

ここでは、具体的な3つのタブー事例について説明いたします。

◆ NG行動① 腕を組む

腕を組むという行動は、心理学的には「相手を警戒し距離を置きたい」「相手を威嚇している」「自分の殻に閉じこもる」「自分の力を誇示したい」といった意味合いがあります。 いずれにしても、親近感を感じさせなければならない面接の場には必要がなく、絶対に行ってはならない行動です。

◆ NG行動② 応募者の目を見ない

面接を受ける側のタブー事例だと思われるかもしれませんが、基本面接をする側もされる側も、タブーは全て同じだと思ってください。 相手の目を見て話をしないと、自信がないように受け取られてしまいますので、会社に対してもネガティブな印象を与えてしまいます。また、面接官が「自分に対して関心がない」と感じてしまうこともあります。

リモート面接の場合、カメラの位置などによっては全く違った方向を見ているように映っている可能性もありますので、事前に確認するようにしてください。

◆ NG行動③ 馴れ馴れしい態度で接する

堅苦しい言葉遣いで抑揚もなく話をする面接官の態度では、求職者の心を開くことはできず、本音を聞き出すことは難しいです。しかし、いくら親近感を感じてもらうためであったとしても、あまりにも馴れ馴れしい態度で話をすることは、相手に「自分のことを見下しているのではないか」という嫌悪感を感じさせてしまうおそれがあります。少なくとも丁寧語を使い、相手に尊敬の念を感じながら話をするという態度は維持しましょう。

また、初対面にも関わらず、相手を苗字ではなく名前で話しかけるのも避けたほうが良いでしょう。日本文化で育った人の多くは抵抗を感じるからです。

最後には感謝の気持ちを伝えよう

面接の場はどうしても企業が選ぶ側、求職者は選ばれる側という立場で話が進みがちです。しかし本来面接は、対等な立場で行われている筈です。「自社に興味を持ってくれてありがとう」「数多くある企業の中から候補のひとつに選んでくれてありがとう」という気持ちを最後に伝えましょう。

具体的には下記のような言葉が考えられます。 これは、最後に提示された情報や印象が判断に強く影響する「親近効果」を活用するという意味でも有効な手段です。

まとめ

いかがだったでしょうか？初めて面接官を任され不安に思っている方は多いでしょう。法律の縛りもありますし、相手に好印象を与えつつ相手のことを見極めなければなりません。いろいろなことを考えてしまって、パニックになってしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そういう場合に必要なのは、「事前準備を怠らないこと」と「相手の気持ちにたって考えること」です。
求職者も緊張しているわけですから、面接官も緊張していることが伝わったとしても決して悪い印象にはならないでしょう。もしかしたら「面接官も自分と同じように緊張しているんだ」とわかって、緊張感が解けるかもしれません。 メモなどを確認しながら面接をすすめたとしても「丁寧で平等な質疑応答をしている」と感じて、真面目で誠実な会社だという印象を与えられるかもしれません。

大切なことは手だれたプロフェッショナルを演じることではありません。誠心誠意をもって、対等な人間として接することです。 初めての面接官だからといって決して臆することはありません。皆さんの真摯な態度は必ず求職者に伝わる筈です。

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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー 採用コンサルティング事業部

 

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